Lateralisatie
Draaiboeken, lijstjes en hulpteams
Quick respons teams, een transitieteam, verhuiscoördinatoren, achter het proces van lateralisatie gaat een heel systeem schuil. Alles om de herverdeling van de zorg tussen de twee locaties zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Tekst: Jasper Enklaar - Illustratie: Gemma Pauwels
2000 kubieke meter aan spullen verhuizen, daar heb je heel wat vrachtwagens voor nodig. Gelukkig waren die er allemaal bij de negende wave van de lateralisatie, ook al kwamen ze op het allerlaatste moment van twee verschillende verhuisbedrijven. Het grootste onderdeel van wave 9: de afdeling Hematologie, vanaf begin december in z’n geheel op locatie VUmc.
Die verhuizing, hoe omvangrijk ook, was het sluitstuk van een lange voorbereiding en eigenlijk de meest eenvoudige klus, vertelt Marije Faber. Het hoofd van het trialbureau van Hematologie had bij de lateralisatie de zorg voor de verhuizing op zich genomen. Die vond plaats op 1 en 4 december, dus werd ze al snel ‘de verhuispiet’ genoemd. “De verhuizing zelf is nog het makkelijkste. Dat is heel praktisch: een kwestie van dozen inpakken, stickeren en verhuiswagens.” Veel ingewikkelder is het in elkaar schuiven van processen en het bij elkaar brengen van de culturen van de twee afdelingen – het change management. “We hebben veel voorbereid, ongelooflijk veel vergaderd en een heleboel dingen vooraf kunnen tackelen. Ik denk wel 80 procent. Maar die andere 20 procent kom je nu pas tegen.”
Medicatie via Epic
Aan elke ‘schuif’ gaan maanden voorbereiding vooraf. Dat geldt ook voor wave 10 die in februari gaat plaatsvinden. De betrokken specialismen zijn er lang van tevoren mee bezig, net als de ondersteunde diensten die zo’n verhuizing praktisch mogelijk moeten maken. Zo moest het EVA Servicentrum bij wave 9 voor de verhuizing van colorectale chirurgie binnen Epic een verpleegafdeling ‘inrichten’. Met onder meer de optie om orders voor de OK en de IC in te plannen. Ook de apotheekvoorzieningen moeten op orde zijn: de vereiste speciale medicatie dient bereid te kunnen worden en het moet binnen Epic besteld kunnen worden.
Bij elke wave zijn er verhuiscoördinatoren, op elke locatie één. Daarnaast is er nog het transitieteam, dat alle verhuisbewegingen coördineert, inclusief de ICT-inzet, de inzet van Epic, van de Facilitaire dienst, Huisvesting en de medische technologie. “Met dat team bekijken we de verhuisplanning en of we dat kunnen bolwerken”, aldus Elles van Balen, projectleider voor de schuif van de Hematologie. Want na zo’n verhuisdag moet iedereen op de nieuwe locatie wel direct aan de slag kunnen: werkplekken moeten ingericht zijn, printers moeten werken, zorgverleners moeten in Epic kunnen, apparaten moeten aangesloten zijn. Een quick response team loopt als hulpploeg de eerste dagen na de verhuizing rond om acute problemen op te lossen. Zo hebben zorgverleners op de nieuwe locatie soms moeite om meteen de goede autorisatie voor Epic te krijgen.
Voor de afdelingen die verhuisd zijn, begint het dan pas vaak. “De twee afdelingen die samengaan, moeten in elkaar worden geschoven”, vertelt Faber. “Ze hebben allebei pijn in dat proces: de een omdat hij letterlijk iets moet achterlaten. Maar de ander laat - spreekwoordelijk - ook iets achter, want die moet zijn proces aanpassen. Dat proces van aanpassing, dat is heftig.”
2
Iedereen moet direct weer aan de slag kunnen
Grote impact
Dat erkent ook Jan de Wolde, hoofd van het lateralisatieteam. “Het is intensief voor medewerkers die opeens op een andere locatie moeten gaan werken, in een ander team of met andere collega’s. Je ziet dat dit voor de individuele medewerker een grote impact heeft.”
Daarom is het goed dat het einde van de lateralisaties in zicht is. Sinds de eerste lateralisatie in 2018 hebben vrijwel alle Amsterdam UMC’ers op de een of andere manier er wel mee te maken gekregen, of iemand nu in de zorg werkt of bij een van de ondersteunende diensten. Met wave 9 is alle klinische zorg op de eindlocatie, met uitzondering van de cardiologie. Voor de klinische zorg zit de lateralisatie er bijna op, vertelt Jan de Wolde. “Die zit nu voor 80 tot 90 procent op z’n plek.” •
Lateralisatie
Draaiboeken, lijstjes en hulpteams
Quick respons teams, een transitieteam, verhuiscoördinatoren, achter het proces van lateralisatie gaat een heel systeem schuil. Alles om de herverdeling van de zorg tussen de twee locaties zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Tekst: Jasper Enklaar - Illustratie: Gemma Pauwels
2000 kubieke meter aan spullen verhuizen, daar heb je heel wat vrachtwagens voor nodig. Gelukkig waren die er allemaal bij de negende wave van de lateralisatie, ook al kwamen ze op het allerlaatste moment van twee verschillende verhuisbedrijven. Het grootste onderdeel van wave 9: de afdeling Hematologie, vanaf begin december in z’n geheel op locatie VUmc.
Die verhuizing, hoe omvangrijk ook, was het sluitstuk van een lange voorbereiding en eigenlijk de meest eenvoudige klus, vertelt Marije Faber. Het hoofd van het trialbureau van Hematologie had bij de lateralisatie de zorg voor de verhuizing op zich genomen. Die vond plaats op 1 en 4 december, dus werd ze al snel ‘de verhuispiet’ genoemd. “De verhuizing zelf is nog het makkelijkste. Dat is heel praktisch: een kwestie van dozen inpakken, stickeren en verhuiswagens.” Veel ingewikkelder is het in elkaar schuiven van processen en het bij elkaar brengen van de culturen van de twee afdelingen – het change management. “We hebben veel voorbereid, ongelooflijk veel vergaderd en een heleboel dingen vooraf kunnen tackelen. Ik denk wel 80 procent. Maar die andere 20 procent kom je nu pas tegen.”
Medicatie via Epic
Aan elke ‘schuif’ gaan maanden voorbereiding vooraf. Dat geldt ook voor wave 10 die in februari gaat plaatsvinden. De betrokken specialismen zijn er lang van tevoren mee bezig, net als de ondersteunde diensten die zo’n verhuizing praktisch mogelijk moeten maken. Zo moest het EVA Servicentrum bij wave 9 voor de verhuizing van colorectale chirurgie binnen Epic een verpleegafdeling ‘inrichten’. Met onder meer de optie om orders voor de OK en de IC in te plannen. Ook de apotheekvoorzieningen moeten op orde zijn: de vereiste speciale medicatie dient bereid te kunnen worden en het moet binnen Epic besteld kunnen worden.
Bij elke wave zijn er verhuiscoördinatoren, op elke locatie één. Daarnaast is er nog het transitieteam, dat alle verhuisbewegingen coördineert, inclusief de ICT-inzet, de inzet van Epic, van de Facilitaire dienst, Huisvesting en de medische technologie. “Met dat team bekijken we de verhuisplanning en of we dat kunnen bolwerken”, aldus Elles van Balen, projectleider voor de schuif van de Hematologie. Want na zo’n verhuisdag moet iedereen op de nieuwe locatie wel direct aan de slag kunnen: werkplekken moeten ingericht zijn, printers moeten werken, zorgverleners moeten in Epic kunnen, apparaten moeten aangesloten zijn. Een quick response team loopt als hulpploeg de eerste dagen na de verhuizing rond om acute problemen op te lossen. Zo hebben zorgverleners op de nieuwe locatie soms moeite om meteen de goede autorisatie voor Epic te krijgen.
Voor de afdelingen die verhuisd zijn, begint het dan pas vaak. “De twee afdelingen die samengaan, moeten in elkaar worden geschoven”, vertelt Faber. “Ze hebben allebei pijn in dat proces: de een omdat hij letterlijk iets moet achterlaten. Maar de ander laat - spreekwoordelijk - ook iets achter, want die moet zijn proces aanpassen. Dat proces van aanpassing, dat is heftig.”
2
Iedereen moet direct weer aan de slag kunnen
Grote impact
Dat erkent ook Jan de Wolde, hoofd van het lateralisatieteam. “Het is intensief voor medewerkers die opeens op een andere locatie moeten gaan werken, in een ander team of met andere collega’s. Je ziet dat dit voor de individuele medewerker een grote impact heeft.”
Daarom is het goed dat het einde van de lateralisaties in zicht is. Sinds de eerste lateralisatie in 2018 hebben vrijwel alle Amsterdam UMC’ers op de een of andere manier er wel mee te maken gekregen, of iemand nu in de zorg werkt of bij een van de ondersteunende diensten. Met wave 9 is alle klinische zorg op de eindlocatie, met uitzondering van de cardiologie. Voor de klinische zorg zit de lateralisatie er bijna op, vertelt Jan de Wolde. “Die zit nu voor 80 tot 90 procent op z’n plek.” •