Best practice
Slimmer samenwerken met CROC
Operaties beter plannen in samenwerking met de hele keten. De opname van patiënten al vooraf uitgebreid in kaart brengen. Het zijn goede voorbeelden van de aanpak van CROC: het centraal regie-orgaan capaciteit. Slimmer werken en de beschikbare middelen zo effectief mogelijk inzetten, dat is de gedachte achter CROC. “Door samen te werken, hebben we nu al mooie winst behaald.”
Tekst: Mieke Zijlmans - Illustraties: Gemma Pauwels
Hoe kun je elkaar als collega’s ontlasten door het werk slimmer en creatiever te organiseren? Op welke manier kun je binnen Amsterdam UMC de beschikbare capaciteit zo efficiënt mogelijk inzetten? Dit soort vragen staan centraal in de projecten van CROC, die in het najaar van 2023 onder die naam zijn gestart. “Door meer samen te werken en gebruik te maken van elkaars kennis kunnen we onze middelen optimaal inzetten”, aldus Fleur Mokken, anesthesioloog en projectleider van diverse CROC-projecten. “Het gaat niet om bezuinigingen, maar om slimmer en efficiënter werken.”
Wachtlijsten opschonen
CROC wil de capaciteit van bedden, OK’s, beeldvorming en de poli’s waar mogelijk beter benutten. “We zijn begonnen op de OK’s om te kijken hoe we de capaciteit slimmer kunnen gebruiken”, vertelt Mokken. “Maar als je het alleen op de OK zelf beter regelt, stuit je elders op drempels; bijvoorbeeld in het beddenhuis, bij de röntgen of de IC. Dus moet je naar de héle keten kijken. Het doel van CROC is dat medewerkers in alle fases van die keten nauw met elkaar samenwerken.” Wat blijkt: wanneer je de planning en de praktische uitvoering helemaal vooraan in het traject oppakt, neemt verderop in de keten de druk af. Een van de eerste initiatieven was het opschonen van de OK-wachtlijsten. Die zijn daardoor Amsterdam UMC-breed met dertig procent afgenomen.
H
‘Het bespaart verpleegkundigen
veel tijd’
Een ander aansprekend voorbeeld van de CROC-aanpak is de pre-opnamepoli. Hier wordt de patiënt voorbereid op diens opname en eventuele nazorg tijdig in kaart gebracht. De intake is telefonisch of live. Deze informatie wordt vertaald naar concrete acties op de afdeling. En naar een inschatting welke middelen nodig zijn. Denk aan krukken, fysiotherapie of thuiszorg regelen. Mokken: “Op die manier maken we het hele proces zo efficiënt mogelijk. Daardoor hoeven collega’s minder na te bellen en brandjes te blussen. Dat verhoogt het werkplezier.” Ook de patiënt heeft baat bij de nieuwe werkwijze: die ligt niet langer in het ziekenhuis dan nodig is.
Vroegtijdig contact
Deze voordelen zijn onder meer zichtbaar op de verpleegafdeling Orthopedie, Plastische chirurgie en Sportgeneeskunde. “Fijn aan de manier waarop pre-opname werkt, is dat er al contact is opgenomen met patiënten voor een intake en uitleg”, zegt Hanneke Kraaikamp-Michielsen, senior verpleegkundige. “Er is uitgebreid telefonisch gesproken met de apothekersassistent, anesthesioloog en verpleegkundige. Daardoor hebben patiënten al veel informatie over de opname, de operatie en het ontslag. Op de verpleegafdeling is de ziektegeschiedenis volledig bekend, de fysiotherapie al geregeld en er is eventuele nazorg na ontslag opgestart.” Deze aanpak van pre-opname wordt als zeer prettig ervaren, stelt Kraaikamp-Michielsen. “Als het druk is op de afdeling, heb je niet altijd ruimte om de patiënt uitgebreid te woord te staan. Het is dus goed dat dit nu vooraf telefonisch gedaan is, het bespaart de verpleegkundigen veel tijd.”
Een tastbaar CROC-succes is ook een betere planning van de opname en de OK in het Emma Kinderziekenhuis. Door te werken met een zogeheten blauwdruk worden de operaties en de verdeling van bedden optimaal op elkaar afgestemd. “De blauwdruk is een soort rooster”, vertelt Jan-Jaap Hendrickx, KNO-arts en bestuurslid van CROC. Het blauwdruk-rooster beschrijft hoeveel patiënten met een bepaalde ligduur er zijn per OK-sessie. Die kunnen worden ingepland per specialisme. “De bezetting van de bedden wordt daarin vastgelegd, samenhangend met bepaalde OK-sessies”, zegt Hendrickx. “Als je naar die blauwdruk kijkt, zie je dat verschillende specialismen opereren op vastliggende weekdagen. Zoals: kinderchirurgie op maandag. Dan kunnen er bijvoorbeeld twee kinderen worden geopereerd die lang een ziekenhuisbed nodig hebben, en eentje die kort blijft liggen.
Extra operaties
Het plannen met deze methode levert de specialismen een vooraf gegarandeerd bed op. Dat scheelt veel geregel. De gegarandeerd beschikbare bedden zijn cruciaal. Als we toch extra bedden willen, dan kunnen we daar om vragen. Er is een maandelijks en wekelijks overleg waarin de blauwdruk en extra verzoeken worden besproken.” Deze aanpak leverde een klinkend resultaat op: het Emma Kinderziekenhuis heeft in het eerste jaar dat de blauwdruk wordt gebruikt, zo’n honderdvijftig extra kinderen kunnen opereren met precies dezelfde middelen.
Wanneer je zo slim mogelijk wilt plannen, is het effectief om langere tijd vooruit te kijken. Dat gebeurt in het Tactisch Capaciteitsoverleg (TCO). “Het TCO bestaat uit medewerkers van een bepaalde afdeling, de OK en het planbureau. Zoals een verpleegkundig teamleider, een planarts en een CROC-adviseur”, legt cardiothoracaal chirurg Patrick Klein uit. “We puzzelen op combinaties van operaties: lange, meer complexe en kortere operaties op dezelfde dag: afgestemd op de OK- en de beddencapaciteit. De nuances binnen de hartchirurgie maken dat de ene ingreep zes uur duurt en de andere drie uur; die verschillen hebben enorme consequenties voor de logistiek. Via het TCO kun je dat sturen: aan de hand van alle data schat je in wat je nodig hebt. Daarmee kom je tot een optimale planning. Zo wordt de patiënt tijdig geholpen.”
De behaalde winst is meetbaar: vóór CROC werd 81 procent van de capaciteit benut, nu is dat 85 procent. Dat zijn ongeveer vier patiënten per maand extra.
Projectleider Mokken: “Juist dit soort zichtbare resultaten onderstrepen de meerwaarde van CROC. Via de digitale dashboards die we gebruiken kun je heel visueel aan je collega’s laten zien welke winst wordt behaald: zoals het aantal extra operaties of de toename in beschikbare bedden. Dit lukt dankzij de kracht van samenwerking.” •
Best practice
Slimmer samenwerken met CROC
Een tastbaar CROC-succes is ook een betere planning van de opname en de OK in het Emma Kinderziekenhuis. Door te werken met een zogeheten blauwdruk worden de operaties en de verdeling van bedden optimaal op elkaar afgestemd. “De blauwdruk is een soort rooster”, vertelt Jan-Jaap Hendrickx, KNO-arts en bestuurslid van CROC. Het blauwdruk-rooster beschrijft hoeveel patiënten met een bepaalde ligduur er zijn per OK-sessie. Die kunnen worden ingepland per specialisme. “De bezetting van de bedden wordt daarin vastgelegd, samenhangend met bepaalde OK-sessies”, zegt Hendrickx. “Als je naar die blauwdruk kijkt, zie je dat verschillende specialismen opereren op vastliggende weekdagen. Zoals: kinderchirurgie op maandag. Dan kunnen er bijvoorbeeld twee kinderen worden geopereerd die lang een ziekenhuisbed nodig hebben, en eentje die kort blijft liggen.
Extra operaties
Het plannen met deze methode levert de specialismen een vooraf gegarandeerd bed op. Dat scheelt veel geregel. De gegarandeerd beschikbare bedden zijn cruciaal. Als we toch extra bedden willen, dan kunnen we daar om vragen. Er is een maandelijks en wekelijks overleg waarin de blauwdruk en extra verzoeken worden besproken.” Deze aanpak leverde een klinkend resultaat op: het Emma Kinderziekenhuis heeft in het eerste jaar dat de blauwdruk wordt gebruikt, zo’n honderdvijftig extra kinderen kunnen opereren met precies dezelfde middelen.
Wanneer je zo slim mogelijk wilt plannen, is het effectief om langere tijd vooruit te kijken. Dat gebeurt in het Tactisch Capaciteitsoverleg (TCO). “Het TCO bestaat uit medewerkers van een bepaalde afdeling, de OK en het planbureau. Zoals een verpleegkundig teamleider, een planarts en een CROC-adviseur”, legt cardiothoracaal chirurg Patrick Klein uit. “We puzzelen op combinaties van operaties: lange, meer complexe en kortere operaties op dezelfde dag: afgestemd op de OK- en de beddencapaciteit. De nuances binnen de hartchirurgie maken dat de ene ingreep zes uur duurt en de andere drie uur; die verschillen hebben enorme consequenties voor de logistiek. Via het TCO kun je dat sturen: aan de hand van alle data schat je in wat je nodig hebt. Daarmee kom je tot een optimale planning. Zo wordt de patiënt tijdig geholpen.”
De behaalde winst is meetbaar: vóór CROC werd 81 procent van de capaciteit benut, nu is dat 85 procent. Dat zijn ongeveer vier patiënten per maand extra.
Projectleider Mokken: “Juist dit soort zichtbare resultaten onderstrepen de meerwaarde van CROC. Via de digitale dashboards die we gebruiken kun je heel visueel aan je collega’s laten zien welke winst wordt behaald: zoals het aantal extra operaties of de toename in beschikbare bedden. Dit lukt dankzij de kracht van samenwerking.” •
Operaties beter plannen in samenwerking met de hele keten. De opname van patiënten al vooraf uitgebreid in kaart brengen. Het zijn goede voorbeelden van de aanpak van CROC: het centraal regie-orgaan capaciteit. Slimmer werken en de beschikbare middelen zo effectief mogelijk inzetten, dat is de gedachte achter CROC. “Door samen te werken, hebben we nu al mooie winst behaald.”
Tekst: Mieke Zijlmans - Illustraties: Gemma Pauwels
Hoe kun je elkaar als collega’s ontlasten door het werk slimmer en creatiever te organiseren? Op welke manier kun je binnen Amsterdam UMC de beschikbare capaciteit zo efficiënt mogelijk inzetten? Dit soort vragen staan centraal in de projecten van CROC, die in het najaar van 2023 onder die naam zijn gestart. “Door meer samen te werken en gebruik te maken van elkaars kennis kunnen we onze middelen optimaal inzetten”, aldus Fleur Mokken, anesthesioloog en projectleider van diverse CROC-projecten. “Het gaat niet om bezuinigingen, maar om slimmer en efficiënter werken.”
Wachtlijsten opschonen
CROC wil de capaciteit van bedden, OK’s, beeldvorming en de poli’s waar mogelijk beter benutten. “We zijn begonnen op de OK’s om te kijken hoe we de capaciteit slimmer kunnen gebruiken”, vertelt Mokken. “Maar als je het alleen op de OK zelf beter regelt, stuit je elders op drempels; bijvoorbeeld in het beddenhuis, bij de röntgen of de IC. Dus moet je naar de héle keten kijken. Het doel van CROC is dat medewerkers in alle fases van die keten nauw met elkaar samenwerken.” Wat blijkt: wanneer je de planning en de praktische uitvoering helemaal vooraan in het traject oppakt, neemt verderop in de keten de druk af. Een van de eerste initiatieven was het opschonen van de OK-wachtlijsten. Die zijn daardoor Amsterdam UMC-breed met dertig procent afgenomen.
H
‘Het bespaart verpleegkundigen
veel tijd’
Een ander aansprekend voorbeeld van de CROC-aanpak is de pre-opnamepoli. Hier wordt de patiënt voorbereid op diens opname en eventuele nazorg tijdig in kaart gebracht. De intake is telefonisch of live. Deze informatie wordt vertaald naar concrete acties op de afdeling. En naar een inschatting welke middelen nodig zijn. Denk aan krukken, fysiotherapie of thuiszorg regelen. Mokken: “Op die manier maken we het hele proces zo efficiënt mogelijk. Daardoor hoeven collega’s minder na te bellen en brandjes te blussen. Dat verhoogt het werkplezier.” Ook de patiënt heeft baat bij de nieuwe werkwijze: die ligt niet langer in het ziekenhuis dan nodig is.
Vroegtijdig contact
Deze voordelen zijn onder meer zichtbaar op de verpleegafdeling Orthopedie, Plastische chirurgie en Sportgeneeskunde. “Fijn aan de manier waarop pre-opname werkt, is dat er al contact is opgenomen met patiënten voor een intake en uitleg”, zegt Hanneke Kraaikamp-Michielsen, senior verpleegkundige. “Er is uitgebreid telefonisch gesproken met de apothekersassistent, anesthesioloog en verpleegkundige. Daardoor hebben patiënten al veel informatie over de opname, de operatie en het ontslag. Op de verpleegafdeling is de ziektegeschiedenis volledig bekend, de fysiotherapie al geregeld en er is eventuele nazorg na ontslag opgestart.” Deze aanpak van pre-opname wordt als zeer prettig ervaren, stelt Kraaikamp-Michielsen. “Als het druk is op de afdeling, heb je niet altijd ruimte om de patiënt uitgebreid te woord te staan. Het is dus goed dat dit nu vooraf telefonisch gedaan is, het bespaart de verpleegkundigen veel tijd.”